Бот для контроля и постановки задач 💼

К нам обратился клиент — CEO команды, занимающейся продажей пищевых добавок и БАДов. Все общение с сотрудниками у него происходило в Telegram, включая постановку задач. Однако контролировать выполнение задач было крайне неудобно: не хватало четкости и структурированности.

Попытки перейти на системы управления задачами, такие как ClickUp и Trello, не увенчались успехом. Причины: высокая текучка кадров, большое количество сотрудников с оплатой "по задачам" и сложности в адаптации к новым инструментам.

В результате мы решили разработать Telegram-бот, который позволял бы ставить и контролировать задачи прямо в мессенджере.

🚀 Что сделали

1️⃣ Продумали функционал бота. Мы детально проработали:

• Путь исполнителя задачи.

• Взаимодействие человека, ставящего задачи, и того, кто контролирует их выполнение.

• Администрирование бота.

2️⃣ Разработали бота. Его функционал включал:

• Четыре статуса задачи: ⚪️ Новая, 🔵 В работе, 🟢 Готово, 🟠 На доработке.

• Два способа постановки задачи:

  • Через группу, упоминая пользователей.

  • Непосредственно через бота.

• Возможность постановки задачи сразу нескольким пользователям.

• В задаче содержится:

  • Название и описание.

  • Статус.

  • Дата создания.

  • Дата принятия в работу.

  • Комментарий после выполнения.

  • Чекпойнт: отмечено ли как проверенное.

• Уведомления о постановке, выполнении и напоминания о задаче.

• Список всех задач с фильтрацией по: статусу, пользователю, чатам и отметке о проверке.

3️⃣ Протестировали и доработали. После недели использования мы внесли изменения:

• Создали юзер-бота (управляемый через код Telegram-аккаунт) для отправки уведомлений пользователям, которые не нажали кнопку "Старт" в боте.

• Добавили в админ-панель возможность отключать функционал постановки задач или блокировать пользователей.

• Реализовали выгрузку статистики в Google-таблицы. Теперь бот каждый час обновляет таблицу, где отображаются все данные о задачах и пользователях.

🏆 Результат

Telegram-бот стал простым и удобным инструментом для управления задачами, идеально адаптированным под потребности клиента.

• Скорость работы выросла: задачи ставятся быстрее, а сотрудники оперативно реагируют на уведомления.

• Удобство контроля: фильтрация и аналитика в Google-таблицах позволяют руководителю держать всё под контролем.

• Экономия времени: больше нет необходимости переключаться между разными приложениями.

В итоге клиент получил эффективное решение, которое полностью интегрировалось в их рабочие процессы.